MICROSOFT EXCEL

3.1 Pengertian Excel 2010

Microsoft excel adalah aplikasi pengolah angka yang merupakan salah satu bagian dalam microsoft office. Mirosoft excel atau disingkat excel merupakan program aplikasi yang banyak digunakan untuk membantu menghitung, memproyeksikan, menganalisis, dan mempresentasikan data.

Istilah-istilah di  microsoft excel

1.    Sel : perpotongan antara baris dan kolom

2.    Range : kumpulan beberapa sel

3.    Worksheet : Lembar kerja

4.    Workbook : buku kerja

5.    Spreadsheet : lembar sebar

3.1.1 Cara Menjalankan Lembar Sebar

a. Klik Start

b. Klik Microsoft Office

c. Klik  Microsoft Excel

                                               

3.2 LAYAR KERJA MS.EXCEL 2010

Bagian-bagian dari lembar kerja microsoft excel adalah :

1.    Cel number box,  adalah tempat yang menunjukan alamat dari cell / adress cell yang ditunjuk oleh pointer. Name box mencatat alamat cell pointer dengan diawali pencatatan nama kolom (A-), selanjutnya nomor baris (1-)

2.    Formula Box, adalah tempat menuliskan rumus formula, tapi harus diingat bahwa penulisan rumus formula bukan berupa  angka melainkan berupa alamat cell/ cell adress.

3.    Tab Worksheet, adalah menyimpan multi sheet pada sau buku kerja.

4.    Menu Bar adalah tempat memuat daftar menu mulai dari file sampai view.

5.    Toolbar.

6.    Cell,

7.    Range : Perpotongan antara baris dan kolom

1.3        Number

Menu number merupakan format untuk data angka yang meliputi:

            General, number,

            Currency, Accounting,

            Data, Time, Percentage,

            Fraction, Scientific, text.

            Untuk format date dan

            Time menyesuaikan dengan

            Seting regional komputer

            Yang digunakan.

1.3.1        Align

Menu  Align digunakan untuk mengatur rata data yang meliputi, Top,, Middle, Botton, Left, Centre, dan Right dengan langkah-langkah sebagai berikut:

1. Klik menu home
2. Sorot Align
3. Klik Top, ...

Atau

a.    Aktipkan dialog box Align

b.    Tentukan Horizontal dan

Vertikal text

c.     Alignment-nya

d.    Ok.

1.3.2        Font

Menu Font digunakan untuk mengatur tipe font gaya atau style font dan ukuran atau size font, garis bawah atau underline efek dan warna font.

1.3.3        Border

Menu border digunakan untuk membuat garis pada tabel excel dengan langkah-langkah sebagai berikut:

1. Tentukan line style dan color
2. Aktifkan melalui klik preset atau
3. Aktifkan melalui border

1.3.4        Fill

Fill digunakan untuk mengsisi cell dengan color dan style yang dapat dilakukan dengan cara mengklik salah satu pilihan yang ada.

1.3.5        protection

digunakan untuk menggunci cell dengan dua pilihan yaitu kunci dan atau disembunyikan.

1.4        Rumus Sederhana

Dalam rumus sederhana penulis pembagi kedalam kedua kategori yaitu funhsi matematika dan fungsi statistik. Fingsi matematika meliputi:

a.       Tambah (+)

b.      Kurang (-)

c.       Bagi (:)

d.      Kali (x)

e.       Pangkat ()

Dalam penulisan matematika diawali dengan tanda “=” contoh =C1+C2 atau =4+6 enter

Sedangkan fungsi statistik meliputi:

a.       Count (digunakan untuk menghitung banyak data)

b.      Sum (digunakan untuk menghitung penjumlahan data)

c.       Average (digunakan untuk menghitung rata-rata data)

d.      Max (digunakan untuk menghitung nilai terbesar data)

e.       Min (digunakan untuk menghitung nilai terkecil data)

Dalam penulisan formula digunakan tanda = fungsi (range data) enter contoh =sum(E5:E10)

1.5        Rumus Cell Relatif, Absoluth, semi absoluth

             Rumus Cell Relatif adalah rumus cell yang dicopy dari cell sumbernya ke cell lain. Bila dicopy satu kolom kekanan maka pada cell rumus didalamnya pun akan bergeser satu kolom kekanan. Demikian pula bila mengcopy satu baris ke bawah, maka semua cell pada rumus akan berganti pula satu baris kebawah. Contoh = C3*D3 dicopy ke bawah menjadi =C4*D4.

Sedangkan cell absolut yaitu cell dalam rumus yang tidak akan berubah-ubah meskipun di copy kemana-mana. Caranya hanya menenpatkan karakter “$” (tekan f4) diawal penulisan pada kolom dan baris cell. Perhatikan hal berikut:

$C$ : Kolom dan baris absolut dan tidak akan berubah meski di pindah.

Sedangkan cell semi absolut yaitu cell dalam rumus yang salah satu dari kolom atau baris tidak akan berubah-ubah meski pun di copy kemana-mana. Caranya hanya menempatkan karakter “$” di awal penulisan pada kolom atau baris cell. Perhatikan hal berikut:

$A4 : Kolom absolut sedangkan baris tida

B$3 : Baris absolut sedangkan kolom n tidak.

1.6        Rumus text

Ada beberapa fungsi text diantaranya :

1.      Left, untuk mengambil dari beberapa huruf / karakter dan sebelah kiri texs, caranya:

1.      Klik formulas, text.

2.      Pilih left

3.      Pada kolom text, klik posisi pointer yang akan kita ambil

4.      Pada kolom Num Char, isi dengan jumlah karakter yang akan diambil

5.      Atau ditulis langsung, misal : =left(.....;.....)

2.      Mid, untuk mengatur beberapa huruf / karakter daritengah teks, caranya:

1.      Klik formulas, teks

2.      Pilih mid

3.      Pada kolom teks, klik pisisi pointer yang akan kita ambil

4.      Pada kolom Num Char, isi dengan jumlah karakter yang akan diambil

5.      Atau di tulis secara langsung contoh : =Mid(.....;......)

3.      Right, untuk mengambil beberapa huruf /karakter dari sebuah kanan teks, caranya :

1.      Klik formulas, teks

2.      Pilih right

3.      Pada kolom teks, klik pisisi pointer yang akan kita ambil

4.      Pada kolom Num Char, isi dengan jumlah karakter yang akan diambil

5.      Atau di tulis secara langsung contoh : =Right(.....;......)

4.      Len, untuk mengambil jumlah huruf /karakter dari sebuah kata caranya :

1.      Klik formulas, teks

2.      Pilih len

3.      Pada kolom teks, klik pisisi pointer yang akan kita ambil

4.      Atau ditulis secara langsung, misal =len(.....;......)

5.         Lower, untuk mengecilkan huruf /karakter dari sebuah teks, caranya:

1.      Klik formulas, teks

2.      Pilih lower

3.      Pada kolom teks, klik pisisi pointer yang akan kita ambil

4.      Atau ditulis secara langsung, misal =lower(.....;......)

1.7        Fungsi Logika dan penggabungan rumus

Fungsi logika biasanya digunakan untuk menguji benar atau salah dari 1 atau beberapa kondisi, yang termasuk dalam fungsi logika di antaranya.

1.      And

Fungsi and akan bernilai benar, jika sebuah kondisi terpenuhi (benar). Misalnya ada tiga kolom yang dibandingkan, jika semuanya benar, maka jawabannya adalah “True” , jika ada salah satu yang salah, maka  fa

jawabannya akan “false” , caranya:

1.      =and(.....;.....;.....)

2.      Atau klik formulas, logical, and

3.      Kemudian klik pointer ke 1 pada pertanyaan logical 1, pointer ke 2 pada logical 2, dst.

2.      Or

Bernilai benar jika salah satu terpenuhi (benar) misalnya ada tiga kolom yang dibandingkan, jika semuanya benar, maka jawabannya adalah “True” jika ada salah satu yang salah, maka hasilnya “True”. Caranya:

1.      =Or(B2>0.;D2>0)

2.      Atau klik formula, logical, or

3.      Kemudian klik pointer ke 1 pada pertanyaan logical 1, pointer ke 2 pada logical 2, dst.

3.      Not

Bernilai benar bila kondisinya tidak terpenuhi (salah) misalnya ada tiga kolom yang dibandingkan, jika semuanya benar , maka jawabannya adalah “false”, jika ada salaha satu yang salah, maka hasilnya “True”, caranya:

1.      =Not(B2>0.;C2>0;D2>0)

2.      Atau klik formula, logical, Not

3.      Kemudian klik pointer ke 1 pada pertanyaan logical 1, pointer ke 2 pada logical 2, dst.

Operatur yang saling digunakan dalam fungsi logical ini diantaranya:

1. = : sama dengan
2. > : lebih besar
3. < : lebih kecil
4. <> : tidak sama dengan
5. >= : lebih besar sama dengan
6. <= : lebih kecil sama dengan

4. Fungsi IF

A.      IF satu pilihan, memiliki bentuk penulisan sebagai berikut :

=if(logical_teks;value_if_true;value_if_false)

                            Contoh :

B.       If lebih dari satu pilihan, memiliki bentuk penulisan sebagai berikut

=if(logical_test;value_if_true;if(logical_test;value_if_true): value_if_false))

Contoh:

Penggabungan rumus, merupakan gabungan dua rumus yang digunakan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan yang dibutuhkan seperti gabungan if dan AND  atau OR. Rumus dapat dituliskan sebagai berikut:

=IF(AND(Cell1>=70;Cell2>=60;”Tuntas”;”Tidak Tuntas”)

=IF(OR(Cell1>=70;Cell2>=60;”Tuntas”;”Tidak Tuntas”)

3.8  Data Based

Selain dapat digunakan untuk mrnghitung angka atau statistik. Excel juga dapat digunakan untuk mengolah sederhanaa. Langkah pertama untuk memulai pengolahan data terlebih dahulu kita harus persiapkan data awal dari data based . ketiklah data tersebut dengan menggunakan excel:

Mengurutkan data

Untuk mengurutkan data berdasarkan kriteria tertentu dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:

·         Blok seluruh data ( dari kolom nik sampai kolom gaji total )

·         Klik tab data 

·         Pilih kategori sort & filter (   )

·         Klik tombol sort () sehingga muncul kotak dialog seperti berikut :

·         Pada pilihan sort by pilih katgori pengurutan (misal: sort by : golongan)

·         Pada bagian order pilih cara pengurutan secara ascendung (A-Z) atau (Z-A) (misal: pilih order : A or Z ) sehingga akan tampil sebagai berikut:

·         Klik ok, sehingga data akan berubah menjadi:

                       

Menyaring data

Untuk menyaring data sesuai dengan kriteria tertentu, dapat dilakukan dengan cara:

·         Blok seluruh data ( dari kolom no sampai kolom gaji total )

·         Klik tab data

·         Pilih kategori sort & filter (  )

·         Klik tombol filter ( ) sehingga data kita akan berunah menjadi:

·         Pilih salah satu ktiteria untuk penyaringan data .(contoh: klik tanda   pada kolom jabatan). Sehingga akan muncul pilihan berikut:

·         Pada pilihan yang muncul berikan checklist dari nilai yang akan ditampilkan (contoh: checklist kabag dan hilangkan checklist pada pilihanlain). Sehingga tampilan akam berubah menjadi:

·         Klik ok, loohup (Vlookup dan Hlookup)

3.9  LookUp (Vlookup dan Hlookup)

3.9.1        Fungsi Hlookup

Fungsi ini akan mencari data pada tabel yang berbentuk horizontal atau ke arah baris.

Bentuk Penulisan

=Hlookup(lookup_value;table_array;row_index_num;range_lookup)

Lookup_value adalah bilangan ataupun teks string yang dijadikan field kunci atau bagian dari data yang diketahui. Apabila argumen ini berupa bilangan ,maka dapat dituliskan apa adanya secara langsung ,tetapi apabila berupa teks string, pada waktu penulisan harus diapit dengan tanda kutip.

Table_array adalah daftar atau database dimana kita ingin melakukan pencarian data. Dalam menn range ini kita dapat menyertakan maupun meninggalkan baris yang berisi  judul baris.

Row_index_num adalah nomor baris pada range baris ,angka 1 akan mencari data paa baris 1 array, angka 2 aka mencari data pada baris 2 array, demikian seterusnya

Range_lookup isikan false apabila kita menginginkan pencarian dilakukan secara tepat, dan isikan true atau abaikan argume jika kita menginginkan jawaban tepat yang terdekat jika angka yang tepat tidak ada.

Catatan :

Jika nama atau nomor gbaris lebih kecil dari 1, Hlookup akan mengasilkan angka kesalahan #VALUE! Jika nama atau nomor baris lebih besar dari nomor baris yang berada pada daftar, maka Hlookup menghasilkan nilai kesalahan #REF!

3.9.2   Fungsi Vlookup

Menemukan data yang cocok dari kolom paling kiri, untuk selanjutnya menampilkan apa isi field dari kolom yang kita sebutkan. Vlookup akan mencari data pada susunan data vertikal,yaitu dalam kolom-kolom.

Bentuk penulisan :

=Vlookup(lookup_value;table_array;col_index_num;range_lookup)

Lookup value adalah nilai yang dijadikan patokan pencarian dan harus terletak pada kolom paling kiri dalanm range table array. Jika patokan ini terletak bukan paling kiri dari suatu range daftar, kita tidak perlu mendefinisikan keseluruhan range daftar itu, tetepi ambillah kolom tersebut ssebagai kolom awal dalam table array. Field kunci bisa berupa bilangan,alamat, cell, maupun teks string.

Table_array adalah range yang membuat data-data yang akan dicari dengan lookup.  Tabel array harus memuat field kunci sebagai kolom paling kiri.

Col_index_num adalah nomor kolom dimana data yang ingin ditampilkan itu berada. Nomor kolom dihitung dari urutan paling kiri dalam tabel array.

Range_lookup argumen ini akan menentukan tingkat ketepatan dalam menemukan data . isikan False jika kita menginginkan pencarian ilakukan secara tepat , isikan True atau abaikan argumen ini apabila kita menginginkan jawaban yang terdekat bila angka yang tepat tidak ada. Selain itu jika diisi True maka data pada field kunci harus diurutkan secara ascending. Jika tidak , akan menghasilkan #FALSE!. Jika diisi false maka field kunci tidal perlu diurutkan.

Catatan :

Jika Vlookup tidak berhasil menemukan fie;d kunci dan tingkat ketepatannya adalah True maka yang ditampilkan adalah nilai yang paling mendekati  dibawah field kunci.

Jika Vlookup tidak berhasil menemukan field kunci dan tingkat ketepatannya adalah False maka akan menghasilkan #N/A!

Contoh penggunaan Vlookup:

3.10                Grafik

Langah keja membuat chart atu grafik adalah sebagai berikut :

1.    Klik Insert lalu pilih salahsatu dari grafik yang dikehendaki yang terdapat di groups chart.

2.    Selanjutnya didalam groups chart  terdpat beberapa macam-macam grafik antara lain grafik tife kolom (column chart), grafik tipe garis (line chart) , grafik tipe kue (pie chart), grafik tipe batang (bar chart), grafik tipe area/wolayah (area chart), grafik tipe xy (Scatter chart), grafik tipe saham (stock chart), garfik tipe permukaan (surface chart), Grafik tife cicin ( doughnut chart), grafik tipe lingkaran yang menggelumbung ( buble chart), grafik tipe radar (radar chart).

Membuat Grafik tipe column :

1.      Buat data kemudian klik menu Insert, pilih Column Chart yang terdapat di group chart , perhatikan tampilan bagian atas jendela excel seperti gambar berikut ini :

3.11 Penggunaan Ms. Excel

Membuat data absensi :

1.    Buka Lembar Kerja Ms. Excel

2.    Masukan data yang dibutuhkan

3.    Untuk menambahkan tabel :

4.    Blok cell yang akan dibuat tabel

5.    Masuk menu insert

6.    Klik Tabel

7.    Akan muncul kotak dialog create table klik ok

8.    Pilih table design

9.    Ok

Untuk memasukan logo

1.      Klik insert

2.      Klik picture

3.      Pilih logo

4.      Ok

CARA MEMBUAT DATA KEUANGAN

1.      Buka Lembar Kerja Ms. Excel

2.      Masukan data yang dibutuhkan

3.      Untuk menambahkan tabel :

4.      Blok cell yang akan dibuat tabel

5.      Masuk menu insert

6.      Klik Tabel

7.      Akan muncul kotak dialog create table klik ok

8.      Pilih table design

9.      Ok

Untuk memasukan logo

1.      Klik insert

2.      Klik picture

3.      Pilih logo

4.      Ok

Menghitung data :

1. Masukan Rumus formula

Menghitung data : =COUNT(....:...)

Contoh : =COUNT(C9:C29)

Menghitung jumlah nilai : =SUM(...:...)

Contoh : =SUM(C9:F9)

Menghitung nilai minimal : =MIN(...:...)

Contoh  : =MIN(C9:C29)

Menghitung nilai maksimal : =MAX(...:...)

Contoh : =MAX(C9:C29)

Menghitung rata-rata : =AVERAGE(...:...)

Contoh : =AVERAGE(C9:C29)

Memasukan rumus Logika IF

Contoh:=IF(H9>=80;"A";IF(H9>=70;"B";IF(H9>=60;"C";IF(H9>=50;"D";"E"))))

2.Tekan Enter